マイナンバーって?

私たちひとりひとりが社会で生きていくためには、識別といって、個人個人を区別する必要があります。しかしそれらの情報は取り扱う機関によってばらばらで効率的ではないという考えから、

①「行政の効率化」: 個人番号というひとつの識別法で各行政機関が情報連携することで、検索・抽出を容易にする。

②「公平・公正な社会の実現」: 所得や個人情報の正確な把握により税や社会保障の負担を不正に免れたり、受給することを防ぐ。

③「国民の利便性の向上」: 行政手続きの申請書類等の簡素化を。

という、3つの目的をもって、この制度の根拠である、マイナンバー法(番号法ともいう)、正式には

「特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」

が、2015年(平成25年)5月に公布されました。

従ってマイナンバー制度とは、住民票を有する全員(外国人も)に「1人1番号」「生涯不変」の12桁の個人番号を割り当てて、その個人番号によって、複数の機関で管理していた個人情報が同一人物であることを確認しやすくする社会基盤(インフラ)です。

ではどんな時に必要?

社会保障や税に関する書類について、平成28年1月から記載が必要になります。この場合、法人(会社)でなく個人事業主でも誰かを雇って給与を払っているのであればマイナンバーの提供を受けるので、対策が必要になります。他にも税務署に提出する書類で、会社が取引先のマイナンバーを記載しなければならない場合、又講師を招いて講演料などを支払った場合も同様にマイナンバーの記載が必要になることがあります。

しかし、マイナンバーはとても重要な情報であるため、その取扱い(①取得保管管理破棄)にはとても注意を払う必要があり、手続きや所定の書類も必要になります。又これに違反した場合は番号法による罰則、漏えい等により取引先や従業員との信頼関係に損害が生じることを考えると、事業主の方は注意が必要です。

ではまず、その取扱いに際しての手続き・関連書類、又その際当事務所で作成させて頂く【必要書類】を挙げて行きます。

取得【特定個人情報基本方針】【特定個人情報取扱規程(従業員100人以下の中小規模業者は任意)】

まず従業員や取引先・株主(又こちらが給与を支払う講師や委託先士業)などに提出してもらう【個人・法人・従業員(新規・中途採用者)それぞれへの番号届出書】個人番号を、どんな事務の範囲(番号法19条各号のいずれかに該当)に使うのか明確化し、又その範囲内のみに使うことを事前に相手方に通知・公表【マイナンバー取得のお願い・通知書】する必要があります。

○マイナンバー取得・記載が必要な例

〈役職員〉   

●健康保険・厚生年金保険届出事務

●給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

●雇用保険届出 

●労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務     

〈役職員の第3号被保険者〉

●国民年金の第3号被保険者の届出事務【委任状・第3号被保険者個人番号届出書】

〈上記以外〉

●報酬・料金支払い(1人当り 年5万円超)調書作成事務

●配当・剰余金の分配及びその基金の支払い調書作務          

●不動産の使用料(地代家賃 1人当り 年15万超)等調書作成事務

●不動産の譲受けの対価(1人当り購入代金 年100万円超)の支払い調書作成事務 

●不動産のあっせん料(1人当り仲介料 年15万円超)の支払調書作成事務

保管

○保管範囲

特定個人情報 :「個人番号」だけでなく、その番号を含んだ個人情報も。

○保管制限

番号法で決められた事務処理に必要な期間に限り保管できるので、それ以降は、速やかに削除・廃棄しなければならない。

〈保管期限〉   

●7年間 : 源泉徴収、扶養控除等(異動)申告書等

●4年間 : 雇用保険における被保険者関係書類   

●2年間 : 社会保険関係                                

管理 

〇組織的安全管理措置

●事務取扱担当者(例:部長)・部署(例:人事・総務等)の明確化

【特定個人情報の取り扱いに関する誓約書】

●特定個人情報の漏えい・滅失又不正アクセスなどがあった場合の対応方法(報告や苦情への対応等)の策定。

※取扱い規定に文書化。

〇人的安全管理措置~取扱担当者の監督・研修・教育又責務や秘密保持義務の意識

※特定個人情報の秘密保持を就業規則に等に盛り込む。

〇物理的安全管理措置~

●要安全管理措置 (個人事業主でも。)

●区域管理 :なるべく「取扱区域」「管理区域」

~専用の部屋があれば出入りの際に施錠を、そうでない場合は、部外者が簡単に見れない座席等の工夫を。

●紙・書類 :取得したもの。           「保管ファイル」    

                :行政への届け出たもの  「届け出書類ファイル」

~鍵付きのキャビネットや金庫等

~PCは持ち去り防止用のチェーンを(ノートPCは持ち去り易いのでNG)。

〇技術的安全管理措置

●PCデータ :ウィルス対策のソフトウェアの使用、アクセスパスワードの設定~閲覧者・利用者を取扱担当者に限定。

                     ~特定個人情報以外のデータと区別(共有しない。)

〇外部委託

●委託先がどのような安全管理措置を講じているかの把握

●特定個人情報のやり取り

郵便~追跡が可能な方法で、取扱担当者宛で。

ネット~データの暗号化・パスワードの設定。

●データの保管又は破棄・削除(その方法)状況の確認・報告

【外部委託契約書】【特定個人情報 廃棄・削除証明書】

破棄

○保管制限

番号法で決められた事務処理に必要な期間に限り保管できるので、それ以降は、速やかに削除・廃棄しなければならない。

 

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